Arbeitsrecht Mitarbeiter regelmäßig an den Urlaub erinnern ist wichtig

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Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter regelmäßig daran erinnern, ihren Urlaub zu nehmen. Tun sie es nicht, verjähren Urlaubsansprüche nicht mehr, sondern sammeln sich munter Jahr für Jahr an.

In einigen Bundesländern haben die Sommerferien bereits begonnen, in anderen müssen sich die Menschen noch ein wenig gedulden, bis sie in die Ferien starten können. Doch unabhängig vom konkreten Ferienbeginn gilt für die meisten: Sommerzeit ist Urlaubszeit. Also ein guter Anlass für Arbeitgeber, sich mit dem Thema Urlaub zu befassen – gerade auch, um finanzielle Risiken für das Unternehmen zu vermeiden. Joachim Zobel und Aribert Panzer, beide Fachanwälte für Arbeitsrecht in der Kanzlei Schultze & Braun, erläutern, worauf Arbeitgeber beim Thema Urlaub achten sollten.

Grundsätzlich muss ein Unternehmen für jeden Urlaubstag, den ein Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr nicht nimmt, finanzielle Rückstellungen bilden. „Denn wenn der Arbeitnehmer mit Resturlaub kündigt oder ihm gekündigt werden muss, kann es sein, dass der Resturlaub ausgezahlt werden muss – im Fall der Fälle auch noch bis zu drei Jahre nach dem Ausscheiden. In solchen Fällen zahlt sich ein finanzielles Polster für den Arbeitgeber am Ende im wahrsten Sinne des Wortes aus“, erläutern Zobel und Panzer. „Allerdings können die Urlaubsrückstellungen die Firmenbilanz über einen langen Zeitraum negativ beeinflussen. Denn wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn und damit die Steuerlast des Unternehmens.“

Finanziell und operativ eine Herausforderung

Aber nicht nur finanziell, sondern auch operativ gesehen sind die Themen Urlaub und vor allem die sogenannte Verjährung von Urlaubsansprüchen für Arbeitgeber inzwischen eine enorme Herausforderung. Denn Arbeitgeber müssen dafür Sorge tragen, dass ihre Arbeitnehmer ihren Urlaub wirklich wahrnehmen. Was das bedeutet, hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) so definiert: Ein Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer formal und rechtzeitig darauf hinweisen, dass sie noch Urlaubstage übrig haben und diese verfallen können. „Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber auch nachweisen kann, dass er seine Arbeitnehmer an ihre verbleibenden Urlaubstage und den möglichen Verfall und die Verjährung erinnert hat“, sagen Zobel und Panzer. „Denn nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres beziehungsweise zum 31. März des Folgejahres oder verjährt nach drei Jahren.“

Wichtig ist: Nach zwei Entscheidungen des BAG von Ende 2022 und Anfang 2023 (siehe weiter unten) müssen Arbeitgeber zusätzlich noch darauf achten, dass sie ihre Arbeitnehmer auf die Verjährung ihrer Urlaubsansprüche nach drei Jahren aufmerksam machen.

Was bedeutet „formal und rechtzeitig“ hinweisen?

„Die Informationspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern, die sogenannte Hinweisobliegenheit, ist aber leider unkonkret ausgestaltet“, ordnen Zobel und Panzer ein. „Es ist unklar, was es heißt, ‚formal und rechtzeitig‘ hinzuweisen.“ Insofern ist die Frage „Wann erinnere ich meine Arbeitnehmer an ihren Urlaub?“ nicht ohne Weiteres zu beantworten. Erinnert der Arbeitgeber beispielsweise zu früh im Jahr – etwa im Frühjahr – daran, fehlt dem Hinweis die Wirkungskraft. Je näher wiederum das Jahresende rückt, desto wirksamer seien Erinnerungen oder gut gemeinte Warnungen vor einem Urlaubsverfall. Dann kann es allerdings vorkommen, dass der Arbeitnehmer seinen Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht mehr im laufenden Geschäfts- und Kalenderjahr nehmen kann. „Es ist daher für Arbeitgeber ratsam, das Thema Urlaub regelmäßig anzusprechen, beispielsweise alle drei Monate“, raten die Fachanwälte. „Der Vorteil bei solch einem regelmäßigen Turnus ist, dass alle informiert bleiben und das Thema und die Nerven der Beteiligten nicht überstrapaziert werden.“

Wichtig ist, dass ein Arbeitgeber bei diesen Hinweisen aber zum Beispiel auch langzeitkranke Arbeitnehmer informiert – etwa für das Kalenderjahr, in dessen Lauf die Arbeitsunfähigkeit eingetreten ist. „Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Arbeitgeber die Information ihrer Arbeitnehmer grundsätzlich schriftlich dokumentieren und sich von den Arbeitnehmern innerhalb einer angemessenen Frist bestätigen lassen, dass sie die Information erhalten und verstanden haben“, sagen die beiden Experten für das Thema Urlaub.

Urlaubswünsche abfragen und mit den betrieblichen Notwendigkeiten abstimmen

Das gemeinsame Ziel von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte es sein, die Urlaubswünsche abzufragen, um diese bei der Festlegung des Urlaubs mit den betrieblichen Notwendigkeiten abzustimmen. „Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten davon und das Thema Urlaubsplanung ist – trotz ungenauer Definition – keine unlösbare Aufgabe“, fassen Zobel und Panzer zusammen.

Die Grundsatzentscheidungen des Bundesarbeitsgerichts von Ende 2022 und Anfang 2023:

Vor allem mit zwei Grundsatzentscheidungen hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in Erfurt Ende 2022 sowie Anfang 2023 (20. Dezember 2022 und 31. Januar 2023) das nationale Urlaubsrecht weiter den europäischen Vorgaben angepasst. Bereits 2018 hat der EuGH die EU-Arbeitszeit-Richtlinie (RL 2003/88/EG) dahingehend ausgelegt, dass Arbeitgeber unter anderem verpflichtet sind, konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass ihre Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage sind, ihren bezahlten Jahresurlaub zu nehmen. Sie haben Arbeitnehmer dazu aufzufordern, dies zu tun, und ihnen klar und rechtzeitig mitzuteilen, dass der nicht genommene Urlaub am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird (sogenannte Mitwirkungsobliegenheit).

Am 31. Januar 2023 haben die Erfurter Richter entschieden, dass die finanzielle Abgeltung von nicht genommenem Urlaub weiterhin nach drei Jahren verjährt (Aktenzeichen: 9 AZR 456/20) – und das auch ohne regelmäßige Erinnerung, allerdings nur, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. „Nach Auffassung des BAG stellt die rechtliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Zäsur dar, durch die der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht mehr regelmäßig auf die Verjährung hinweisen muss“, sagen die Fachanwälte Joachim Zobel und Aribert Panzer. Die Frist für die Verjährung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet. „Nach dieser Entscheidung müssen Arbeitgeber zumindest nicht mehr befürchten, dass ausscheidende Arbeitnehmer von ihnen die Auszahlung offener Urlaubsansprüche aus einer Vielzahl an Jahren verlangen können“, erläutern Zobel und Panzer. „Wichtig ist allerdings weiterhin, dass Arbeitgeber beim Thema Urlaub mit größter Sorgfalt agieren.“

Das BAG-Urteil von Ende Januar 2023 betrifft die finanzielle Abgeltung von Urlaubsansprüchen, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer getrennte Wege gehen. Es ändert nichts daran, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer auf Basis der Entscheidung des BAG vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19 sowie – 9 AZR 266/20) regelmäßig darauf hinweisen müssen, ihren Urlaub im jeweiligen Kalenderjahr zu nehmen. „Um bei Urlaubsansprüchen operativ und finanziell auf der sicheren Seite zu sein, müssen Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter noch aktiver sein als bislang ohnehin schon – und regelmäßig das Gespräch mit ihnen suchen“, sagen Zobel und Panzer.

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