Die wichtigsten Begriffe und Stichtage Dieses ABC sollte jeder Unternehmer kennen

Von Abschlagszahlungen über Liquiditätssicherung bis hin zu Wirtschaftsauskünften gibt es eine Reihe von Begriffen, die für Unternehmen essenziell sind.

Es gibt Begriffe und Daten, die jeder Unternehmer kennen sollte und von denen er auch wissen sollte, was sie in der Konsequenz bedeuten, beziehungsweise die in keinem Kalender fehlen sollten. „Auch wenn es kaum möglich ist, einmal umfänglich auf alle wesentlichen Punkte, die für die Sicherung der Liquidität und den Forderungseinzug eines Unternehmens von Bedeutung sind, gesammelt hinzuweisen, so sind es doch im Wesentlichen immer dieselben Dinge, die es zu beachten gibt“, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH.

Hier ist eine Liste der wichtigsten Punkte und Daten, die sich bei der täglichen Arbeit im Inkassobüro herauskristallisiert haben:

Abnahme: Der Auftraggeber muss ein im Auftrag hergestelltes Werk abnehmen, wenn das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß ist. Es gibt unterschiedliche Arten der Abnahme. Ohne eine infrage kommende Art der Abnahme kann keine Rechnung gestellt werden. Wichtige Reihenfolge: Vertragserfüllung – Abnahme – Rechnungsstellung!

Abschlagszahlung: Ein Handwerker hat das Recht, vom Besteller Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen zu verlangen. Um Missverständnisse zu vermeiden und Sicherheit für beide Seiten zu schaffen, ist es ratsam, schriftlich festzulegen, wann und in welcher Höhe eine Abschlagszahlung erfolgen soll. Die erbrachte Leistung ist in einer Aufstellung nachzuweisen.

AGB: In jedem Unternehmen sollten Geschäftsabschlüsse unter Einbeziehung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen getätigt werden. Die Geschäftsbedingungen sollte man sich von einem Anwalt formulieren lassen, denn er haftet für die Rechts- und Abmahnsicherheit der von ihm erstellten Klauseln (nicht einfach etwas aus dem Internet abschreiben!). Jeder im Betrieb sollte den Inhalt der AGB kennen, die die besonderen Merkmale des Betriebs regeln und wiedergeben sollten.

Beauftragung durch/Bestellung für Dritte: Bei Bestellungen für und Beauftragungen durch Dritte sollte der Auftragnehmer die Fragen, wer, wann, was bestellt hat, bis ins Detail beantworten können. Die Vollmacht des Bestellers ist zu prüfen. Man sollte keine falsche Scheu davor haben, gegebenenfalls Angaben zu hinterfragen oder sich schriftlich bestätigen zu lassen. Genauigkeit ist das A und O.

Datenerfassung der Kunden: Auch hier gilt es, genau zu sein. Das betrifft die Kundenadresse (= Rechnungsadresse?) ebenso wie die Erfassung des vollständigen und richtig geschriebenen Namens – und besonders auch die Firmenbezeichnung mit eventuellen Zusätzen. Bei Zweitaufträgen sollte zumindest abgeglichen werden, ob die einmal erhobenen Daten alle noch zutreffen.

Daueraufträge: Daueraufträge sind eine gute Sache – wenn man sie im Blick behält. Hat man selbst eine Forderung abzuzahlen, sollte man sich in Abständen nach der Höhe der noch verbleibenden Forderung erkundigen, um eine Überzahlung (zum Beispiel mit der letzten Rate) zu vermeiden. Zahlt ein Kunde eine Forderung in Raten ab, empfiehlt es sich, ihm mitzuteilen, wann und in welcher Höhe es sich um die letzte Rate handelt. Überzahlungen verursachen Verwaltungsaufwand und Kosten. Dennoch sollte eine Rückerstattung im Fall der Fälle selbstverständlich sein.

Eigentumsvorbehalt (bzw. verlängerten Eigentumsvorbehalt) sichern: Dabei handelt es sich um besondere Vereinbarungen in Kaufverträgen beweglicher Sachen. Sie bedeuten, dass die Ware so lange Eigentum des Verkäufers bleibt, bis sie vollständig bezahlt ist, auch wenn sie sich bereits im Besitz des Käufers befindet. Der verlängerte Eigentumsvorbehalt ermöglicht dem Kunden, die Ware, auch wenn sie noch nicht vollständig bezahlt ist, bereits zu verarbeiten und/oder weiterzuverkaufen; im Gegenzug erhält der Verkäufer das Eigentum am Produkt beziehungsweise die Forderungen aus dem Weiterverkauf als Sicherheit. Diese Vereinbarungen sollten in keinen AGB fehlen.

Erbschaft beim Schuldner: Erbt ein Schuldner, ist es ihm allein überlassen, ob er das Erbe antritt oder ausschlägt. Er kann nicht dazu verpflichtet werden, ein Erbe anzutreten, um eventuell Schulden zu begleichen. Der Antritt eines Erbes muss nicht gesondert erklärt werden, die fristgerechte Ausschlagung hingegen schon.

Inkasso: Inkasso kommt von incassare (= Geld einziehen) und steht für den gewerbsmäßigen Einzug von Forderungen im Auftrag Dritter. Etwa 70 Prozent aller Inkassounternehmen in Deutschland sind Mitglieder im Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen und führen jährlich circa sechs Milliarden Euro in den Wirtschaftskreislauf zurück.

Insolvenz des Kunden: Im Falle einer Insolvenz des Kunden muss der Totalverlust der Forderung nicht zwingend sein, wenn vertraglich mit dem Schuldner der Eigentumsvorbehalt (oder der verlängerte Eigentumsvorbehalt) oder eine andere Sicherheit vereinbart wurde. Zu prüfen ist auch, ob es unter Umständen direkte Ansprüche gegen die Geschäftsführer geben kann. Ebenso könnte auch eine etwaige Nachfolgegesellschaft unter bestimmten Umständen für die Altverbindlichkeiten in Anspruch genommen werden. Vorsicht ist auf jeden Fall geboten, wenn der Insolvenzverwalter im Falle einer Fortführung des Unternehmens um Weiterbelieferung bittet.

Kleinstforderungen: Nicht selten entscheiden Schuldner leider selbst, welchen Teil einer Forderung sie begleichen, indem sie beispielsweise Mahngebühren oder Versandkosten einfach unter den Tisch fallen lassen. Es gibt keine Mindesthöhe, um sich an einen Rechtsdienstleister zum Einzug der fälligen offenen Forderung zu wenden. Vorher unbedingt die Konditionen erfragen! Die Entscheidung zum Umgang mit den eigenen Prinzipien obliegt einem natürlich selbst. Der dauernde Verzicht auf Kleinstbeträge spricht sich herum. Generell hat ein Schuldner für den Verzugsschaden aufzukommen, dazu gehört auch die Beauftragung eines Rechtsdienstleisters nach Eintritt des Verzugs. Eine offene Forderung ist und bleibt eine offene Forderung.

Liquiditätssicherung: Dazu gehören

• individuelle Geschäftsbedingungen (Vereinbarungen zum Eigentumsvorbehalt/verlängerten Eigentumsvorbehalt) als Grundlage aller Geschäftsabschlüsse,

• schriftliche genaue Dokumentation aller Kundendaten sowie geschäftlicher Schritte,

• gegebenenfalls das Verlangen einer Abschlagszahlung,

• Beweisbarkeit des Rechnungszugangs beim Kunden,

• ein eindeutig definiertes Zahlungsziel,

• respektvoller, aber eindeutiger Umgang mit dem Kunden,

• das sofortige Anmahnen einer fälligen Rechnung,

• den Schuldner in Verzug setzen, um Verzugsschaden geltend machen zu können,

• Mahnkosten fordern,

• Verzugszinsen berechnen.

Mahnungen: Eine Mahnung vor Fälligkeit der Rechnung ist ungültig. Danach sollte aber umgehend gemahnt werden. Eine Mahnung setzt den Schuldner in Verzug. Sie ist wichtig, aber nicht immer ein Muss. Sie bedarf keiner bestimmten Form, ist auch per E-Mail, SMS, Whatsapp etc. möglich; es muss aber bewiesen werden können, dass sie dem Schuldner zugegangen ist. Sie sollte respektvoll und eindeutig formuliert sein, alle die Forderung betreffenden relevanten Daten beinhalten und ein eindeutiges Zahlungsziel aufweisen. Mehr als drei Mahnungen lassen an der Entschlossenheit des Gläubigers eher zweifeln.

Offene Forderung: Forderungen sollten immer im Blick behalten werden. Sobald eine offene Forderung fällig ist, sollte unbedingt sofort gemahnt werden. Die Angst, Bestandskunden durch Mahnungen zu verschrecken, ist eher unbegründet. Im Gegenteil: Kunden wissen ein gut strukturiertes Unternehmen zu schätzen.

Pfändungsfreigrenze(nerhöhung): Der 1. Juli eines jeden Jahres ist ein wichtiges Datum für alle Gläubiger. Zu diesem Stichtag werden (seit 2021 jährlich) die Pfändungsfreigrenzen angehoben. Die im Anhang an die Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung veröffentlichten Tabellen zeigen, was dem Schuldner (abhängig von einigen Faktoren) bei einer etwaigen Lohnpfändung bleibt. Das, was dem Schuldner dann unpfändbar zur Verfügung steht, bedeutet für den Gläubiger, dass er länger auf sein Geld warten muss. Die zurzeit angewandte Tabelle hat ihre Gültigkeit noch bis zum 30.6.2023. Bis dahin gilt zum Beispiel ein pfändungsfreier Grundbetrag für den Schuldner von 1.330,16 Euro monatlich.

Solidarhaftung: Als Solidarhaftung wird die gemeinschaftliche Haftung von Eheleuten in Bezug auf Alltagsgeschäfte, also Geschäfte zur Deckung des Lebensbedarfs (§ 1357 BGB) bezeichnet. Bei solchen Geschäften haftet jeder der beiden Ehepartner auch für die vom anderen abgeschlossenen Verträge. Bei Alltagsgeschäften sollten die persönlichen Daten ganz genau aufgenommen werden inklusive des Namens des Ehegatten. Daher sollte auch der Name des Ehegatten unbedingt erfragt werden. Die Rechnung sowie gegebenenfalls die Mahnung sollten die Namen beider Ehepartner enthalten.

Tod des Schuldners: Mit dem Schuldner stirbt nicht auch automatisch die Forderung an ihn. War die Forderung bereits fällig, können eventuelle Erben zur Zahlung gemahnt werden. Wurde bereits vor dem Tod des Schuldners seitens des Gläubigers in dessen Vermögen vollstreckt, so kann die Zwangsvollstreckung in den Nachlass fortgesetzt werden, ohne dass der Titel auf Erben umgeschrieben werden müsste. Schlagen eventuelle Erben das Erbe aus, empfiehlt es sich, soweit möglich, eine Aufstellung von beweglichen Gütern (z. B. Auto) zu machen, von denen man weiß, dass der Schuldner sie besaß.

Verjährung: Der 31.12. ist ein weiteres wichtiges Datum. Wer offene Forderungen hat, der sollte den 31.12. als Verjährungsstichtag zwingend beachten. Die regelmäßige Verjährung zum Beispiel beträgt drei Jahre und beginnt frühestens mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also mit Ablauf des 31. Dezember. Drei Jahre später um Mitternacht (24 Uhr) des 31.12. endet sie. Alle offenen Forderungen sollten bereits einige Zeit vor dem 31. Dezember auf ihre Verjährung hin überprüft werden. Eine bekannte offene Forderung verjähren zu lassen, ist schlicht eine unter Umständen teure Dummheit.

Verzugszinsen: Für eine fällige Geldforderung, mit deren Bezahlung der Schuldner in Verzug ist, dürfen Verzugszinsen berechnet werden. Als Grundlage der Berechnung dient der Basiszinssatz, welcher von der Deutschen Bundesbank jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eines Jahres neu berechnet wird. Formeln oder gar Rechner zur Berechnung von Verzugszinsen finden sich unter anderem im Internet. Es sieht komplizierter aus, als es ist. Der Schuldner einer fälligen Forderung hat für den Verzugsschaden aufzukommen. Ein Recht, das man nutzen sollte.

Wirtschaftsauskünfte: Gerade bei Neukunden können Wirtschaftsauskünfte eine sinnvolle Ergänzung zur eigenen Einschätzung sein. Wirtschaftsauskünfte werden nur Firmen erteilt, die ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligung nachweisen können. Erfahrungsgemäß haben Kunden, die nichts zu verbergen haben, zu Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung auch Verständnis dafür, wenn sie um Vorkasse gebeten werden.

(ID:49504050)